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从微信、钉钉看高效的企业沟通产品应具备哪些特质?

阅读: 2016-04-01 来自:站长之家 我要评论
在互联网对生活高度渗透的今天,无论是工作节奏还是生活步调,都随之渐渐加快。越来越多的人开始注重效率,不知道从什么时候开始,「高效协作」已经成了工作里贯穿始终的主旨。 “工欲善其事,必先利其器”,为追赶这个“效率为王”的时代,人们开始借助工具管理工作,节约时间成本,“团队协作软件”,“团队沟...

在互联网对生活高度渗透的今天,无论是工作节奏还是生活步调,都随之渐渐加快。越来越多的人开始注重效率,不知道从什么时候开始,「高效协作」已经成了工作里贯穿始终的主旨。

“工欲善其事,必先利其器”,为追赶这个“效率为王”的时代,人们开始借助工具管理工作,节约时间成本,“团队协作软件”,“团队沟通软件”等新鲜词汇也逐渐进入人们的视野被大家熟知。大家都坚信,只有协作好了,才有可能真正提高团队效率。

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利·器

团队协作,最基础的就是沟通,一切协作都以此为桥梁。随着工作的复杂化和多样化的加剧,如何降低沟通成本,怎样提高决策效率,成了大部分企业的刚性需求。

但如今团队沟通问题一直饱受人们诟病,问题频发,例如:

传统企业文化等级观念根深蒂固,导致沟通断层,沟通往往单向被动;

组织结构复杂的公司,信息传递层次多,过程中损耗严重,消息丢失,处理不及时,信息失真等问题严重;

随着场景切换沟通软件导致信息割裂,工作生活混杂交错,不利于协同办公,信息管理难度大,降低了办事效率等......

正因如此,一大批为解决团队沟通,促进成员协作的企业级软件如雨后春笋般应运而生,但到底什么样的企业沟通工具才能胜任如今复杂多变的工作场景,或者说真正高效的企业沟通产品到底该具备怎样的特质呢?

下面先从如今炙手可热的两款IM工具入手来探讨吧。

微信

1.  天生就不是为工作而生

大概和张小龙的情怀有关,微信把“人性化”做到了极致。

在这个开口就“谈情怀“的世界,微信绝称得上是一款有温度的产品,但也正是这样的温度,让微信注定不可能成为适用于工作的沟通软件。

首先,「一个生活方式」这一Slogan已经确定了微信的定位,而人们会将其应用到工作中来,多多少少是因为习惯驱使。

我们使用一个工具的时间越长就会对某个工具产生感情和依赖,正因为平时大家习惯于用微信交流,很多人自然而然就将这一习惯延续到了工作中。但由于微信过度的把人们的工作和生活糅合在了一起,越来越多的人并不接受把它作为一种工作道具,这便是用微信谈工作难以提高工作效率的症结所在。

大部分的人会静音工作群,这时如果你在微信里交代工作,对方可能根本看不见,即便是通过私信传达,很多人也可以选择“装死”,等到回复尚且困难,更别谈执行和跟进的问题了,许多沟通演变成了「无效沟通」。

再者,微信会降低人们对工作的专注度。

第十二次全国阅读调查表示,人均每天读微信超40分钟,多数人基本上每12分钟看一次微信。

设想一下,你原本只需要保持2个小时的专注度就能完成的工作,由于你工作途中不经意刷刷微信,打乱了原本的思路,看完后不得不重新整理思绪和灵感,这样完成工作的时间很可能从2小时变成了3-4个小时。

再设想一下,如果在微信群里讨论开会,亲朋好友的一句消息,公号里推送的一篇文章,朋友圈里一则有趣的动态,都可能成为夺走你的注意力凶手,很多人有一搭没一搭的回复,也许一句:“中午吃什么?”就能带跑整个讨论主题,辛苦组织还花了时间,结果还一事无成。

这让人心生疑虑:”微信到底是让人利用碎片时间工作,还是工作时间碎片化了”。

由此可见,不论是微信的定位还是是它引导人们产生的使用习惯,都决定了它不适合为企业服务。

2.  在C端越强大,离B端就越远

微信除了基本的“说话”,其功能结构不能适应工作场景。例如:

在微信里,没有组织架构,没有群发功能,统一交代事情只能靠微信群,不同的项目就有不同的群组,久而久之,手机会被各种群组消息霸占,而且很多都是垃圾消息。

另外,在微信里传输文件十分不便,也没有多人在线会议的功能,更不能查询聊天记录,重要信息也无法在线的储存,很不利于团队的信息管理,消息丢失遗漏常有发生。

可见微信并没有针对团队工作的功能设计,它强调的是私人沟通体验,注重个人的兴趣和社交,这样的设计在C级市场里是很值得肯定的,但以此应对B端,难免捉襟见肘,若脱离了“个人”这个场景,微信会变得很笨拙,你会发现它在其他方面并不擅长,而这些天生的短板也必将会拖累工作效率。

太偏向于C端,注定无法服务好B端,微信本质就是完全个人的产品。

钉钉

1. 「Ding」出来的工作方式,未免用力过猛

对应微信「一个生活方式」,钉钉则喊出「一个工作方式」的口号。

显而易见,钉钉专注于工作场景,很多功能都是针对企业交流的现状衍生出来的,比如成员的组织架构、群聊、免费电话、Ding一下等等。并且钉钉依靠其强大背景也在这方面做到了绝对优势,比如它的免费电话,直接接通三大运营商,通话质量很稳定,不受网络环境影响,在同类IM软件中独领风骚。

但纵观钉钉的功能结构,它用力过猛的产品功能并未讨好到所有用户,倒更像是为了迎合老板而设置。不得不提的是Ding功能,对管理者来说,「Ding一下,使命必达」这句话是有相当的诱惑力的,因为「掌控」总是领导们最核心也最本质的需求。

每个管理者都希望自己的指示能直达下属,甚至希望员工们立刻执行。在钉钉里,每条发出去的消息都有回执,如果有未读的员工,老板还能把信息通过电话短信等方式Ding出去,直到对方回复,不用再担心对方太忙看不到或者故意不回复,领导想要问的问题也能即刻收到答案。

但实际上这可能是一种“伪高效”

员工收到一个紧急Ding消息,必须即刻回复,不然很有可能受到连环骚扰。因为忌惮老板所以优先执行,原本的工作节奏被打乱。久而久之,员工很容易丢失自己的工作重点。

回执、签到、考勤等反馈机制太过保护老板的利益,让员工时刻处在高压状态。

另外,站在老板的角度来看,虽然这样的功能让多数管理者获得了安全感,看似掌控大局,但通过Ding消息发出的任务,由于缺乏有效的管理,后续再临时建立建反馈机制效果不佳,员工也因为过于被动在执行过程中与管理者互动几乎为零,反倒是拖累了工作效率。

丁香网的冯大辉先生也在他的《产品的价值观》中也直白提到:

所谓「钉」功能,员工拜访客户打卡功能,甚至要绘制出员工拜访客户的路线图,产品这样做确实很创新,但其实是管理者把员工当囚犯管,这本身就在传递不信任感,那些对这些功能叫好的人也不会是好的管理者,好的管理工具不应该是只为了做管理。

钉钉的产品设计初衷是从「打动老板」下手,让老板成为最终买单者然后普及员工,市场策略本身没错,不过终归是用力过猛,严重的打击了员工的工作热情,未免太急功近利。

2.  功能太重,用户体验不佳

在多数人的工作场景中,钉钉扮演者沟通工具的角色。

现如今钉钉已陆续推出钉应用、钉云盘、钉邮箱等功能,官方表示还可能提供财务管理,行政管理,云储存,ISV应用平台等多方面的服务。

这样繁重的功能似乎早已经打破沟通工具的界限。

钉钉里很多功能与协作软件重复,体验下来,却不如协作软件优质,达不到真正的高效协作;另外,由于阿里的信息安全漏洞频发,钉钉的安全性也颇受人质疑,文件储存功能让人想用而不敢用,许多企业转而选择专业的企业级云盘分开管理。

可把钉钉只当成IM软件使用也显得不够专业,强行接入如此多繁重的功能,不仅刚开始会让用户迷茫,加重了用户的使用负担,相对的,功能越多用户对软件的可控性也就越小,后续的产品体验也不会好。

再者,对开发了如此繁多杂乱的功能对钉钉团队来说,关注和维护的成本也会大得多,精力分散,产品就很难做到最好。

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眼花缭乱

举个例子,钉钉花了大量精力在做移动端的开发,但事实上大部分的人办公还是在电脑上,对比市场上同类PC端软件,钉钉的PC版未免太过简陋,即使是应付日常办公都显得很笨拙,这样的体验实在难以给高分。另外,随着澡堂模式,红包功能等等一系列偏社交娱乐的功能的加入,也让产品走向越来越不清晰。

纵使企业级市场炙手可热,人人都在争夺这块大蛋糕,但拼命的往同一概念上靠,未免显得太过浮躁,也让人觉得钉钉不自信,生怕打动不了用户。或许开发人员应该冷静的沉下心来想想,团队沟通中的痛点,以及自己究竟要做成一款怎样的产品。

通过上面的分析可以看到,不论是微信还是钉钉,他们最大的问题就在于没有把产品和实际工作场景很好地融合,以至于出现了不同的层次的矛盾。

这时再谈到文首的问题:高效的企业沟通产品应具备哪些特质?相信很多人已经脉络清晰了:生活和工作要分开,工作的事专业的来

上面已经提到,微信应用到工作中将生活和工作过多的杂揉在了一起,大家都觉得自己被工作绑架了,“全天都在工作”成了很多人的同感。下面的尴尬总是听到不同的人说起:“工作群下班后关不关?关了错过重要的事怎么办?发朋友圈要不要屏蔽同事?回家后老板发微信过来总让人很纠结。哎......又因为刷微信延迟了工作。”

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工作?生活?

生活和工作从来就是两码事,企业级IM是刚需,也必须要有的。让私人的社交软件去做协同办公,不仅牺牲了一部分生活,还降低了效率,更有可能引导员工产生不良的工作习惯,影响团队氛围和协作。

因此,高效的团队沟通软件,一定要是专门化的,所有功能为工作量身定制,没有杂乱的社交功能,少了外界的干扰信息,员工就更能把精力集中到工作上来,这样不仅为员工提供了一个纯粹的工作空间也保证了大家生活空间的私有化。

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